Beneficios de la automatización robótica de procesos (rpa) en la banca

La banca y las instituciones financieras manejan innumerables clientes y transacciones diariamente. El alto volumen de trabajo y procesos puede volverse abrumador, consumir mucho tiempo y ser costoso en términos de la tasa de errores potenciales. Para superar estos desafíos, la automatización robótica de procesos (RPA) en finanzas y contabilidad puede transformar completamente la forma en que se realiza el trabajo.

¿Qué es la RPA?

RPA significa automatización robótica de procesos. Se refiere a la tecnología de software (bots) capaz de imitar el comportamiento y las acciones humanas para completar tareas. La RPA puede funcionar junto con sistemas heredados y en aplicaciones web y de escritorio para llevar a cabo procesos comerciales. La RPA se puede implementar para manejar tareas que tratan con datos estructurados. Dado que el software debe codificarse o registrarse para seguir las acciones que un humano tendría que tomar, se utiliza mejor para tareas repetitivas, simples y basadas en reglas.

¿Qué es la Contabilidad Robótica?

La contabilidad robótica utiliza bots programables para ejecutar tareas financieras que tienden a ser lentas, con muchos datos y tediosas. Funciona de manera similar a las funciones de Excel: un usuario define la función y luego se aleja mientras la computadora realiza el trabajo. Sin embargo, a diferencia de una macro de Excel, la contabilidad robótica se conecta con los sistemas existentes, incluido el software de contabilidad y los ERP, para realizar tareas.

¿Por qué las Finanzas Deberían Invertir en Herramientas RPA?

Para los equipos financieros, el trabajo principal del negocio implica muchas transacciones, una gran cantidad de datos y la necesidad de prestar atención a los detalles. Todo este trabajo manual puede ser demasiado para un equipo que debe ser libre de errores, ágil y receptivo a los cambios en las regulaciones y las demandas de los clientes. En lugar de hacer todo manualmente, las finanzas pueden invertir en RPA en finanzas y contabilidad con costos relativamente bajos y altos rendimientos. Dado que la mayoría de los procesos dentro de la industria son repetitivos y sensibles al tiempo, es simple codificar una solución RPA para ejecutar los procesos repetidamente. Mientras tanto, el equipo ahorra tiempo, el negocio ahorra dinero y todos se benefician de un trabajo realizado con mayor precisión.

¿Por qué las Empresas Necesitan la Automatización Contable con RPA?

La automatización robótica de procesos en finanzas y contabilidad ayuda a las empresas de todos los tamaños a hacer más con menos recursos. Al usar RPA, las empresas pueden:

• Lograr la Transformación Digital: La RPA suele ser el primer paso para lograr la transformación digital dentro de una empresa. Esto se debe a que ofrece un buen punto de partida, es fácil de implementar y proporciona un retorno de la inversión inmediato que ayuda a las empresas a comprender el beneficio de implementar tecnologías. La RPA se puede utilizar para digitalizar facturas, optimizar los flujos de trabajo y automatizar procesos contables completos.
• Cumplir con las Normativas: La RPA elimina los errores manuales de los procesos simples y complejos, lo que ayuda a proteger el cumplimiento y a adherirse a los estándares regulatorios. Los bots RPA también pueden proporcionar registros de auditoría para que, si un auditor externo o interno desea revisar lo que se ha hecho, sea sencillo hacerlo.
• Mejorar las Relaciones con los Proveedores: La RPA se puede utilizar para el procesamiento de facturas, por lo que los proveedores obtienen transparencia y se les paga a tiempo/pueden pagar sus facturas a tiempo. Esto mejora las relaciones con los proveedores y la prestación de servicios porque elimina los cuellos de botella, los retrasos y las dependencias de personas clave.
• Reducir los Costos Laborales: Dado que la RPA aumenta las capacidades humanas, ya no es necesario esperar que los profesionales financieros trabajen horas extras y los fines de semana. Esto no solo ahorra costos laborales y reduce cualquier amenaza de escasez de mano de obra, sino que también mejora la satisfacción de los empleados porque no están atascados realizando tareas repetitivas y con muchos datos.

Beneficios de la RPA en Finanzas y Contabilidad

Es difícil encontrar una industria que se beneficie más de la automatización robótica de procesos que las finanzas y la contabilidad. Dada la naturaleza altamente transaccional del negocio, los beneficios de la RPA en finanzas y contabilidad incluyen:

• Escalabilidad: Cuando el volumen de transacciones alcanza un cierto umbral, es posible que deba contratar a un nuevo miembro del equipo para ayudar a gestionar la carga de trabajo. Este no es el caso con la RPA. Cuando aumenta la carga de trabajo, la salida del bot puede escalarse según sea necesario.
• Innovación: Con la capacidad de extraer datos heredados y nuevos datos de los sistemas existentes, la RPA puede ayudar a automatizar el análisis de datos y proporcionar información más profunda para tomar las mejores decisiones comerciales.
• Eficiencia: Las tareas repetitivas requieren tiempo. Con la RPA, puede reducir considerablemente el tiempo que lleva a su equipo realizar el trabajo necesario para que puedan concentrarse en iniciativas estratégicas y de alto nivel.
• Cumplimiento: Las finanzas y la contabilidad requieren la máxima atención al detalle para mantener el cumplimiento. Con un solo error, su organización puede sufrir grandes trastornos financieros. Con el software RPA, aumenta automáticamente la precisión de su equipo al reducir los posibles errores humanos.

Cómo la Automatización Robótica de Procesos Beneficia a las Empresas

La automatización robótica de procesos en finanzas y contabilidad es sencilla de implementar y usar. Como resultado, las empresas pueden optimizar los flujos de trabajo, acortar los tiempos de ciclo y mejorar la precisión. Algunas de las ventajas clave son:

• Costos más bajos: La RPA puede procesar datos a un ritmo rápido sin sacrificar la precisión, por lo que su fuerza laboral humana puede asignar sus esfuerzos a responsabilidades de alto valor que requieren pensamiento humano. La RPA ayuda a reducir costos y mejorar la productividad.
• Sin tiempo de inactividad: La contabilidad robótica no necesita tomarse un descanso ni registrar la salida. Puede trabajar las 24 horas del día, lo que significa que se puede hacer más. Al mismo tiempo, funciona sin errores, por lo que también ahorra tiempo en tener que remediar cualquier error.
• Instalación rápida: Muchas empresas se muestran reacias a implementar nuevas tecnologías por temor a que lleve demasiado tiempo, cueste demasiado dinero y sea demasiado difícil de adoptar. La automatización robótica de procesos es fácil de instalar, a menudo tarda menos de una semana en estar en funcionamiento.

Casos de Uso de la RPA en Finanzas y Contabilidad

Existe una gran cantidad de casos de uso para la automatización robótica de procesos en finanzas y contabilidad. Desde la gestión de procesos hasta el manejo de datos, la RPA ahorrará tiempo a su empresa y reducirá la probabilidad de errores una vez implementada.

• Cuentas por Cobrar: La gestión adecuada de las cuentas por cobrar está directamente relacionada con el flujo de caja, por lo que es de suma importancia. Los equipos contables pasan mucho tiempo en sistemas dispares completando información y rastreando pagos. También existe un alto margen de error si se ingresa un solo registro incorrectamente, lo que afectará el pago. Como tal, la automatización robótica de procesos se puede utilizar para automatizar la creación, el envío y el seguimiento de los pagos de facturas.
• Cuentas por Pagar: Las cuentas por pagar, al igual que las cuentas por cobrar, son una función repetitiva clave de los equipos contables. Sin embargo, a diferencia de las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar requieren que las facturas de los proveedores se verifiquen con las órdenes de compra antes de realizar los pagos. Nuevamente, esto se traduce en un proceso lento y con muchos datos. Pero no cuando se implementa la automatización robótica de procesos. La RPA distribuye automáticamente las facturas entrantes al destinatario necesario y puede ayudar a prevenir pagos atrasados al programar recordatorios. La RPA también puede verificar fácilmente las órdenes de compra con las facturas para asegurarse de que todo esté alineado.
• Integración de Clientes: Las regulaciones de Conozca a su Cliente (KYC) establecen que las instituciones financieras realizan la debida diligencia antes de incorporar nuevos clientes. Esto puede convertirse en un ejercicio agotador que consume su valioso tiempo. En lugar de dedicar tiempo a examinar varios sistemas para recopilar información, se pueden implementar bots RPA para realizar este trabajo en mucho menos tiempo. Una vez que los bots recopilan los datos, pueden enviar un informe detallado al gerente de cumplimiento o a la persona a cargo para que lo revise y apruebe la incorporación. Si se aprueba un nuevo cliente, el bot también puede transferir toda la información relevante al CRM o al perfil del cliente.
• Estados Financieros y Cierre Financiero: Al usar RPA, su departamento financiero puede preparar fácilmente estados financieros actualizados, incluso diariamente. Con la información financiera más actualizada, los líderes de su empresa están equipados para tomar las decisiones más informadas y actuar de manera ágil. Además, al final de cada mes, es necesario obtener estados financieros precisos para finalizar el cierre financiero y pasar al siguiente período. Al usar RPA, el proceso que puede tardar semanas en finalizar puede tardar solo unos minutos.
• Planificación y Previsión Financieras: Los estados financieros y los datos deben ingresarse y mantenerse correctamente para predecir con precisión el futuro. Con el uso de bots, sus datos se recopilarán, transformarán y almacenarán correctamente con el fin de realizar pronósticos. Al utilizar datos históricos de todos los departamentos, las soluciones de automatización pueden crear una imagen completa de lo que puede esperar que ocurra en el futuro. Con esta información, puede crear un pronóstico financiero y luego también beneficiarse de realizar un análisis de varianza sin problemas.
• Procesamiento de Gastos y Viajes: Cuando sus empleados viajan por negocios, esperan que se les reembolse en un plazo razonable. A medida que los viajes se recuperen, el número de informes de gastos también aumentará. Como tal, su departamento de contabilidad estará atascado comparando recibos e informes de gastos antes de aprobar los pagos. En cambio, puede implementar la automatización robótica de procesos para gestionar este proceso. Los robots de software simplemente pueden tomar los datos enviados, compararlos con la política interna y actualizar al equipo contable sobre si los informes de gastos están o no en línea con las políticas de reembolso.
• Conciliaciones de Cuentas: Independientemente del tamaño de su organización, las conciliaciones de cuentas son inevitables. El proceso de comparar los saldos de cuentas internas con los estados externos es necesario para garantizar que los informes financieros de su organización reflejen realmente la realidad. La conciliación de cuentas no solo consume mucho tiempo en términos de recopilación y comparación de datos, sino que también lleva tiempo recibir aprobaciones y puede quedar en el olvido con los cuellos de botella. La RPA resuelve todos los problemas asociados con cualquier tipo de conciliación de cuentas que deba realizar, incluidas las conciliaciones intercompañías. Puede confiar en el software para comparar registros rápidamente, solicitar a una parte humana responsable si surge una anomalía e incluso detectar cargos fraudulentos lo suficientemente temprano como para resolver cualquier problema antes de que crezcan demasiado para manejarlos.
• Gestión de Datos: Es probable que su organización opere con datos en varios sistemas. La automatización de RPA puede ayudar a mover y transformar datos entre sistemas para ejecutar procesos, realizar análisis y generar informes valiosos. Los datos son un activo primordial dentro de las empresas, pero cuando están separados y son difíciles de acceder, resultan inútiles. Con el software RPA, puede aprovechar todos los tipos de datos que ha estado recopilando para responder mejor a las preguntas, tomar decisiones y atender a sus clientes.

Cómo Implementar la RPA en Finanzas y Contabilidad

La RPA es una excelente puerta de entrada a la automatización. Esto se debe a que existen soluciones de software que pueden funcionar directamente y comenzar a proporcionar un retorno de la inversión casi de inmediato. Para comenzar su viaje con RPA, considere seguir estos pasos:

1. Identificar Procesos: Primero, haga una lista de todos los procesos comerciales manuales en los que su equipo dedica tiempo. Enumérelos en orden de complejidad. Y recuerde, la RPA es más adecuada para procesos finitos, de alto volumen y repetitivos.
2. Documentar Requisitos: Observe objetivamente los procesos enumerados anteriormente. Si hay alguna mejora que pueda reducir el desperdicio, anótelo. Además, documente los pasos involucrados, así como las partes relevantes para que, cuando implemente RPA, todos puedan estar a bordo.
3. Preparar los Datos: La RPA se basa en datos precisos y estructurados para ejecutar los procesos correctamente. Intente consolidar los datos en una ubicación centralizada si es posible. De no ser así, asegúrese de saber exactamente de dónde se deben extraer los datos para que la solución RPA haga su trabajo.
4. Diseñar el Proceso: Defina los pasos del proceso y el objetivo final previsto. Establezca puntos de parada en los que su equipo pueda revisar el trabajo y verificar que todo funcione sin problemas.
5. Probar la Salida: Antes de implementar RPA a gran escala, comience con una pequeña prueba. Con esta prueba, podrá darse cuenta de si sus datos están completos y se proporcionan con precisión al sistema RPA. Incluya a todos los miembros del equipo que normalmente forman parte del proceso para que puedan proporcionar comentarios sobre si todo está funcionando como esperaba. Si todo parece correcto, puede continuar expandiendo el uso de la solución RPA.

Conclusión

El futuro de la RPA en la banca solo continuará creciendo a medida que las organizaciones se den cuenta de la transformación financiera. Según la Encuesta Global de RPA de Deloitte, el 78% de las empresas que ya han implementado RPA continuarán aumentando su inversión en los próximos tres años. Ernst & Young informa que la RPA puede ayudar a los servicios financieros a obtener ahorros de costos entre el 20% y el 60% de los costos de FTE de referencia. Al reducir costos, aumentar la precisión y cumplir con los procesos comerciales en menos tiempo, los departamentos de finanzas y contabilidad pueden transformar radicalmente la forma en que realizan sus responsabilidades diarias. Con la automatización robótica de procesos en finanzas y contabilidad, los profesionales de estos departamentos pueden asignar más tiempo a funciones estratégicas, de alto valor y de asesoramiento para ayudar a las organizaciones a mantenerse competitivas, innovadoras y rentables.

Consultas habituales:

• ¿Qué beneficios ofrece la RPA en la banca?
• ¿Cómo aumenta la eficiencia de la banca la automatización?
• ¿Cuáles son los desafíos y riesgos de la automatización bancaria?
• ¿Cómo implementar la RPA en una institución financiera?
• ¿Cuáles son las mejores prácticas para la automatización en el sector bancario?

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